Jak długo trzeba przechowywać dokumenty ewidencji odpadów (KPO/KEO)

Posiadacz odpadów przechowuje dokumenty ewidencji odpadów (KPO/KEO) oraz wszelkie dane leżące u ich podstaw przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały sporządzone te dokumenty.

Podstawa prawna

Art. 72 ust. 1–3 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach.

Kluczowy szczegół: od czego liczy się te 5 lat

Okres liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono dokumenty ewidencji, a nie od daty samego zdarzenia (np. transportu odpadów). Dotyczy to nie tylko samych kart KPO/KEO, ale i dokumentacji źródłowej, na podstawie której zostały sporządzone.

Obowiązek udostępniania na żądanie

Posiadacz odpadów ma obowiązek udostępniać te dokumenty i dane na żądanie organów uprawnionych do kontroli przez cały okres przechowywania.

Decyzja marszałka o przedłożeniu dokumentów

Właściwy marszałek województwa może, w drodze decyzji administracyjnej, zobowiązać posiadacza odpadów do przedłożenia tych dokumentów i danych w dwóch przypadkach:

• gdy dokumenty ewidencji budzą wątpliwości co do prawidłowości sporządzenia, lub
• gdy jest to niezbędne do prowadzenia innych postępowań z zakresu ochrony środowiska.

To odrębny, administracyjny mechanizm wymuszenia — nie sankcja karna. Sam brak przechowywania lub nieudostępnienie dokumentów jest sankcjonowane odrębnie, grzywną (art. 180 ust. 3 ustawy o odpadach).

Co zrobić teraz

Ustal dla każdego dokumentu ewidencji odpadów, w którym roku kalendarzowym został sporządzony — od końca tego roku liczy się 5-letni okres przechowywania. RejestracjaBDO.pl pomaga uporządkować archiwizację dokumentacji ewidencyjnej zgodnie z wymogami ustawy.

FAQ

Od kiedy liczy się 5-letni okres przechowywania dokumentów ewidencji odpadów?

Od końca roku kalendarzowego, w którym zostały sporządzone dokumenty ewidencji — nie od daty samego zdarzenia (np. transportu).

Czy trzeba przechowywać tylko same karty KPO/KEO?

Nie — obowiązek obejmuje też wszelkie dane leżące u podstaw tych dokumentów, nie tylko same karty ewidencji.

Co grozi za nieprzechowanie dokumentów przez wymagany okres?

Odrębna grzywna (art. 180 ust. 3 ustawy o odpadach) — niezależnie od administracyjnego mechanizmu decyzji marszałka o przedłożeniu dokumentów.