Jak długo przechowuje się dokumentację techniczną i deklarację zgodności opakowania?

Dokumentację techniczną i deklarację zgodności UE opakowania przechowuje się przez 5 lat w przypadku opakowań jednorazowego użytku i przez 10 lat w przypadku opakowań wielokrotnego użytku, (art. 15 rozporządzenia (UE) 2025/40, PPWR). Obowiązek ma wytwórca oraz importer lub dystrybutor działający pod własną nazwą (art. 21 PPWR).

Kogo dotyczy obowiązek przechowywania dokumentacji?

Obowiązek wynika z art. 15 ust. 1-8 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2025/40 z 19 grudnia 2024 r. w sprawie opakowań i odpadów opakowaniowych (PPWR), czytanego razem z art. 38, art. 39, załącznikiem VII i art. 21. Dotyczy on wytwórcy w rozumieniu art. 3 pkt 13 PPWR. Wytwórca może od 12 sierpnia 2026 r. wprowadzać do obrotu wyłącznie opakowania zgodne z wymogami art. 5-12 PPWR (art. 15 ust. 1).

Obowiązki z art. 15 odnoszą się do opakowań wprowadzanych do obrotu od 12 sierpnia 2026 r. Wymogi materialne z art. 5-12 mają natomiast własne daty stosowania. Warto sprawdzić w tekście rozporządzenia na stronie EUR-Lex (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX:32025R0040), od kiedy obowiązuje konkretny wymóg, który dotyczy Twojego opakowania.

Co trzeba przygotować przed wprowadzeniem opakowania do obrotu?

Zgodnie z art. 15 ust. 2 PPWR wytwórca przed wprowadzeniem opakowania do obrotu przeprowadza procedurę oceny zgodności z art. 38 PPWR albo zleca jej przeprowadzenie. Następnie sporządza dokumentację techniczną opisaną w załączniku VII. Gdy wynik oceny jest pozytywny, sporządza deklarację zgodności UE według art. 39 PPWR.

Szczegółowy zakres dokumentacji opisujemy w artykule co to jest dokumentacja techniczna (załącznik VII). Moment, od którego liczy się czas przechowywania, wyjaśnia tekst co to jest wprowadzenie do obrotu.

Jak długo przechowuje się poszczególne dokumenty?

Art. 15 ust. 3 PPWR nakazuje przechowywać dokumentację techniczną oraz deklarację zgodności UE przez okres zależny od rodzaju opakowania.

W praktyce oznacza to, że przy wielu różnych opakowaniach warto prowadzić osobny wykaz, który przy każdym typie opakowania wskazuje datę pierwszego wprowadzenia do obrotu. Na jego podstawie łatwo policzyć, do kiedy dokumenty muszą być w gotowości.

Jak oznaczyć opakowanie, aby powiązać je z dokumentami?

Zgodnie z art. 15 ust. 5 PPWR opakowanie musi być identyfikowalne. Służy do tego numer typu, partii lub serii albo inny element umożliwiający identyfikację. Dzięki temu da się przypisać konkretne opakowanie do konkretnej dokumentacji i deklaracji.

Art. 15 ust. 6 PPWR wymaga ponadto podania nazwy wytwórcy, jego zarejestrowanej nazwy handlowej lub znaku towarowego oraz adresu pocztowego. Dane te umieszcza się na opakowaniu, w kodzie QR lub innym nośniku danych albo w dokumencie towarzyszącym. Przy sprawdzaniu kompletności dokumentacji warto więc zestawić każdy typ opakowania z numerem identyfikacyjnym i danymi wytwórcy w jednej z tych form.

Kiedy importer lub dystrybutor odpowiada jak wytwórca?

Zgodnie z art. 21 PPWR importer lub dystrybutor, który wprowadza opakowania do obrotu pod własną nazwą albo je modyfikuje, ma te same obowiązki co wytwórca. Dotyczą go więc procedura oceny zgodności (art. 38), dokumentacja techniczna (załącznik VII), deklaracja zgodności UE (art. 39) oraz okresy przechowywania z art. 15 ust. 3.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca sprzedający opakowania pod własną marką powinien sam ustalić, czy spełnia te przesłanki. Jeśli tak, musi mieć komplet dokumentów, a nie opierać się wyłącznie na informacjach od dostawcy.

Jakie wyjątki przewiduje PPWR?

Art. 15 ust. 9 PPWR wyłącza obowiązek doprowadzenia do zgodności, wycofania z obrotu lub odzyskania w odniesieniu do opakowań wielokrotnego użytku wprowadzonych do obrotu przed 11 lutego 2025 r.

Art. 21 akapit drugi PPWR dotyczy mikroprzedsiębiorstw. Gdy importer lub dystrybutor działający pod własną marką jest mikroprzedsiębiorstwem, a jego dostawca opakowań znajduje się w Unii, to dostawcę uznaje się za wytwórcę do celów art. 15. Jeśli jesteś w takiej sytuacji, warto zweryfikować z dostawcą, że przyjmuje on obowiązki wytwórcy, w tym przechowywanie dokumentów.

Co zrobić teraz, aby uporządkować dokumentację?

Na podstawie art. 15 ust. 3 PPWR wykonaj poniższe kroki:

1. Rozdziel opakowania na jednorazowe (5 lat) i wielokrotnego użytku (10 lat).

2. Dla każdego typu sprawdź, czy masz dokumentację techniczną według załącznika VII oraz deklarację zgodności UE według art. 39.

3. Zapisz datę wprowadzenia do obrotu, od której liczy się okres przechowywania.

4. Sprawdź, czy opakowanie ma numer typu, partii lub serii oraz nazwę i adres wytwórcy (art. 15 ust. 5-6 PPWR).

5. Ustal, czy działasz jako importer lub dystrybutor pod własną nazwą albo modyfikujesz opakowania, bo wtedy obowiązki wytwórcy spoczywają na Tobie (art. 21 PPWR).

Więcej o pokrewnych obowiązkach znajdziesz w dziale odpady i opakowania.

Stan prawny na: 2026-11-02

Podstawa prawna i źródła

• Rozporządzenie (UE) 2025/40
• Ustawa o odpadach (tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 1328)

Najczęściej zadawane pytania

Od którego momentu liczy się okres przechowywania deklaracji zgodności?

Art. 15 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2025/40 (PPWR) liczy 5 lub 10 lat od wprowadzenia opakowania do obrotu. Pojęcie to omawia artykuł co to jest wprowadzenie do obrotu.

Co powinna zawierać dokumentacja techniczna opakowania?

Art. 15 ust. 2 PPWR odsyła do załącznika VII, który określa zakres dokumentacji technicznej. Deklarację zgodności UE sporządza się według art. 39 PPWR po pozytywnej ocenie zgodności z art. 38. Więcej o załączniku VII w artykule co to jest dokumentacja techniczna.

Czy wpis do BDO zmienia okres przechowywania dokumentów zgodności?

Wpis do BDO jest odrębną procedurą z ustawy o odpadach. Marszałek województwa dokonuje go w terminie nie dłuższym niż 30 dni od otrzymania wniosku bez braków formalnych (art. 53 ust. 1 ustawy o odpadach). Okresy przechowywania z PPWR pozostają takie same. Więcej o rejestrze w dziale BDO.