BDO · Pytania i odpowiedzi
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty ewidencji odpadów (KPO/KEO)
- Okres liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono dokumenty ewidencji, a nie od daty samego zdarzenia (np. transportu odpadów).
- Obowiązek z art. 72 ustawy o odpadach spoczywa na posiadaczu odpadów, który sporządza dokumenty ewidencji odpadów.
- Dokumentami ewidencji odpadów są dokumenty wymienione w art. 67 ust. 1 ustawy o odpadach.
Posiadacz odpadów przechowuje dokumenty ewidencji odpadów (KPO/KEO) oraz wszelkie dane leżące u ich podstaw przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały sporządzone te dokumenty (art. 72 ust. 1–3 ustawy o odpadach).
Od kiedy liczy się pięcioletni okres?
Okres liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono dokumenty ewidencji, a nie od daty samego zdarzenia (np. transportu odpadów). Dotyczy to nie tylko samych kart KPO/KEO, ale i dokumentacji źródłowej, na podstawie której zostały sporządzone.
W praktyce oznacza to, że wszystkie dokumenty sporządzone w tym samym roku kalendarzowym mają wspólny początek biegu terminu — niezależnie od tego, czy powstały w styczniu, czy w grudniu. Przepis o pięcioletnim okresie zawiera przy tym zastrzeżenie odsyłające do art. 116 ustawy o odpadach.
Przykład: wytwórca odpadów sporządza kartę przekazania odpadów w marcu, a kolejną w listopadzie tego samego roku. Dla obu kart pięcioletni okres zaczyna biec z końcem tego roku kalendarzowego i upływa po pięciu latach liczonych od tej daty (art. 72 ustawy o odpadach). Karta z marca jest więc faktycznie przechowywana o kilka miesięcy dłużej niż karta z listopada, a razem z kartami przechowuje się dane, na podstawie których je wypełniono.
Ten sam sposób liczenia z art. 72 ustawy o odpadach, zastosowany do kolejnych lat, daje następujące daty:
| Rok sporządzenia dokumentu ewidencji | Początek biegu okresu | Koniec okresu przechowywania |
|---|---|---|
| 2021 | koniec 2021 r. | koniec 2026 r. |
| 2022 | koniec 2022 r. | koniec 2027 r. |
| 2023 | koniec 2023 r. | koniec 2028 r. |
| 2024 | koniec 2024 r. | koniec 2029 r. |
| 2025 | koniec 2025 r. | koniec 2030 r. |
Dokumentów nie rozlicza się więc pojedynczo, według dat wystawienia, lecz rocznikami: cały rocznik kart wraz z danymi źródłowymi ma jedną datę końcową. Kartę sporządzoną w styczniu 2022 r. i kartę sporządzoną w grudniu 2022 r. przechowuje się do tego samego dnia — do końca 2027 r.
Kto ma obowiązek przechowywać dokumenty ewidencji?
Obowiązek z art. 72 ustawy o odpadach spoczywa na posiadaczu odpadów, który sporządza dokumenty ewidencji odpadów. Ewidencję prowadzi na bieżąco właśnie posiadacz odpadów (art. 66 ust. 1 ustawy o odpadach). O tym, kto wystawia kartę przy przekazaniu odpadów, mówi artykuł wyjaśniający, kto musi wystawiać kartę przekazania odpadów KPO.
Jakie dokumenty obejmuje obowiązek przechowywania?
Dokumentami ewidencji odpadów są dokumenty wymienione w art. 67 ust. 1 ustawy o odpadach. Jest ich siedem rodzajów, stosowanych zależnie od roli podmiotu i rodzaju odpadów:
- karta przekazania odpadów (KPO),
- karta ewidencji odpadów (KEO),
- karta ewidencji komunalnych osadów ściekowych,
- karta ewidencji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego,
- karta ewidencji pojazdów wycofanych z eksploatacji,
- karta ewidencji odpadów niebezpiecznych — dla sprzedawcy odpadów i pośrednika w obrocie odpadami,
- karta przekazania odpadów komunalnych — stosowana w łańcuchu odpadów komunalnych zamiast zwykłej KPO.
Posiadacz odpadów przechowuje te z nich, które sam sporządza, razem z danymi, na podstawie których je wypełnił (art. 72 ustawy o odpadach). Dokumenty te sporządza się wyłącznie za pośrednictwem indywidualnego konta w systemie BDO, bez wymogu podpisu (art. 67 ustawy o odpadach). Poszczególne karty opisuje tekst o tym, jakimi dokumentami prowadzi się ewidencję odpadów w BDO.
Komu trzeba udostępnić dokumenty na żądanie?
Posiadacz odpadów ma obowiązek udostępniać te dokumenty i dane na żądanie organów uprawnionych do kontroli przez cały okres przechowywania (art. 72 ustawy o odpadach).
Przestrzeganie przepisów ustawy o odpadach kontrolują organy Inspekcji Ochrony Środowiska: Główny Inspektor Ochrony Środowiska i wojewódzcy inspektorzy ochrony środowiska (art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. l ustawy o Inspekcji Ochrony Środowiska).
Kiedy marszałek może zażądać przedłożenia dokumentów?
Właściwy marszałek województwa może, w drodze decyzji administracyjnej, zobowiązać posiadacza odpadów do przedłożenia tych dokumentów i danych (art. 72 ust. 3 ustawy o odpadach) w dwóch przypadkach:
- gdy dokumenty ewidencji budzą wątpliwości co do prawidłowości sporządzenia, lub
- gdy jest to niezbędne do prowadzenia innych postępowań z zakresu ochrony środowiska.
Posiadacz odpadów ma więc w okresie przechowywania do czynienia z dwoma różnymi żądaniami. Pierwsze to żądanie udostępnienia dokumentów przez organ uprawniony do kontroli. Drugie to decyzja marszałka województwa, wydawana tylko w dwóch wymienionych wyżej sytuacjach (art. 72 ust. 3 ustawy o odpadach).
Co grozi za nieprzechowywanie dokumentów (art. 180 ust. 3 ustawy o odpadach)?
Nieprzechowywanie dokumentów i danych ewidencji przez wymagany okres, ich nieudostępnianie lub nieprzedkładanie jest zagrożone grzywną (art. 180 ust. 3 ustawy o odpadach). Art. 180 nie wskazuje kwoty grzywny, dlatego stosuje się zakres ogólny z przepisów o wykroczeniach.
Tę grzywnę trzeba odróżnić od sankcji za samo nieprowadzenie ewidencji. Ustawa o odpadach przewiduje dla tych naruszeń dwa różne tryby.
| Naruszenie | Sankcja i podstawa |
|---|---|
| Nieprzechowywanie przez wymagany okres, nieudostępnianie lub nieprzedkładanie dokumentów i danych ewidencji | grzywna — art. 180 ust. 3 ustawy o odpadach |
| Wysokość grzywny, gdy ustawa nie stanowi inaczej | od 20 do 5000 zł — art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń |
| Nieprowadzenie ewidencji odpadów albo prowadzenie jej nieterminowo lub niezgodnie ze stanem rzeczywistym | administracyjna kara pieniężna od 1000 zł do 1 000 000 zł, wymierzana decyzją wojewódzkiego inspektora ochrony środowiska — art. 194 ust. 1 pkt 5b w związku z ust. 3 ustawy o odpadach |
Wszystkie sankcje związane z ewidencją zestawia artykuł o tym, jaka kara grozi za naruszenie obowiązków ewidencyjnych BDO.
Co zrobić teraz
Pogrupuj dokumenty ewidencji odpadów według roku kalendarzowego, w którym zostały sporządzone, i dla każdego rocznika zapisz datę końcową odczytaną z tabeli powyżej. Rocznika nie usuwa się przed tą datą, nawet jeśli odpady, których dotyczył, dawno zostały przekazane.
Do każdego rocznika dołącz dane, na podstawie których karty sporządzono, ponieważ obowiązek z art. 72 ustawy o odpadach obejmuje także te dane. Pozostałe obowiązki ewidencyjne i rejestrowe zbiera przegląd zagadnień dotyczących BDO.
Najczęściej zadawane pytania
Czy podmiot prowadzący ewidencję uproszczoną też przechowuje dokumenty przez 5 lat?
Tak. Ewidencja uproszczona polega na stosowaniu wyłącznie karty przekazania odpadów, bez karty ewidencji odpadów, i nie jest zwolnieniem z ewidencji — upraszcza tylko jej formę (art. 71 ustawy o odpadach). Karty przekazania odpadów sporządzone w tym trybie oraz dane leżące u ich podstaw przechowuje się na zasadach art. 72 tej ustawy.
Czy decyzja marszałka o przedłożeniu dokumentów jest karą?
Nie. Decyzja z art. 72 ust. 3 ustawy o odpadach to odrębny, administracyjny mechanizm wymuszenia, a nie sankcja karna. Grzywna za nieprzechowywanie, nieudostępnianie lub nieprzedkładanie dokumentów wynika z innego przepisu — art. 180 ust. 3 tej ustawy.
Czy organ kontroli może sprawdzić ewidencję także w samym systemie BDO?
Tak. Organy Inspekcji Ochrony Środowiska mają dostęp do systemu BDO i mogą weryfikować, czy ewidencja prowadzona przez posiadaczy odpadów jest zgodna ze stanem rzeczywistym (art. 83 ust. 2a ustawy o odpadach). Nie zmienia to obowiązku przechowywania danych źródłowych przez posiadacza odpadów.
Stan prawny na: 2026-10-02
Podstawa prawna i źródła
Art. 72 ust. 1–3 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach.
Treści mają charakter informacyjny i nie zastępują indywidualnej porady prawnej. Opracowanie oparte na obowiązujących przepisach i oficjalnych źródłach.
