Jak umieścić numer BDO na fakturze i dokumentach?

Zgodnie z art. 63 w zw. z art. 57 ust. 1 ustawy o odpadach podmiot z jednej z kategorii wymienionych w art. 57 ust. 1 umieszcza swój numer rejestrowy BDO na dokumentach sporządzanych w związku z prowadzoną działalnością. Wprowadzający sprzęt ma ten obowiązek także na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym (faktury i inne dokumenty sporządzane w związku z wprowadzaniem sprzętu do obrotu). Jeżeli korzysta z uprawnienia z art. 25 ust. 1 tej ustawy, na dokumentach dotyczących sprzętu pochodzącego od producenta, który wyznaczył autoryzowanego przedstawiciela, umieszcza numer rejestrowy tego przedstawiciela (art. 12 ust. 2 tej ustawy).

Kto musi umieszczać numer BDO na dokumentach?

Ogólną zasadę wyznacza art. 63 w zw. z art. 57 ust. 1 ustawy o odpadach (tekst jednolity: Dz.U. 2023 poz. 1587 z późn. zm.). Podmiot należący do jednej z kategorii wymienionych w art. 57 ust. 1 jest obowiązany umieszczać swój numer rejestrowy BDO na dokumentach sporządzanych w związku z prowadzoną działalnością. Do tych kategorii należą m.in. wprowadzający sprzęt elektryczny i elektroniczny, baterie i akumulatory, pojazdy, opony, oleje smarowe oraz produkty w opakowaniach.

Dla sprzętu obowiązek przewiduje też art. 12 ust. 1 ustawy o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym (tekst jednolity: Dz.U. 2024 poz. 573). Wprowadzający sprzęt jest obowiązany do umieszczania numeru rejestrowego na fakturach i innych dokumentach sporządzanych w związku z wprowadzaniem do obrotu sprzętu.

Dwa warunki z art. 63 ustawy o odpadach trzeba spełnić łącznie: podmiot należy do kategorii z art. 57 ust. 1, a dokument dotyczy działalności objętej wpisem do rejestru BDO. O obowiązku decyduje więc przynależność do tej kategorii, a nie miejsce sprzedaży: art. 63 w zw. z art. 57 ust. 1 dotyczy jednakowo sklepu własnego, platformy typu Allegro czy Amazon i sprzedaży stacjonarnej. Ogólne informacje o rejestrze znajdziesz w artykule o rejestrze BDO.

Na jakich dokumentach trzeba wpisać numer BDO?

Art. 63 ustawy o odpadach nie zawiera zamkniętego katalogu dokumentów. Administracja (portal biznes.gov.pl) wskazuje, że obowiązek dotyczy w szczególności faktur VAT, paragonów fiskalnych, umów kupna-sprzedaży, sprawozdań, kart przekazania odpadów i ewidencji odpadów. To wskazanie administracji, a nie brzmienie samego art. 63. W praktyce przyjmuje się co najmniej faktury VAT i paragony fiskalne, powszechnie także umowy sprzedaży i zakupu, sprawozdania oraz KPO i KEO. Dokumenty ewidencyjne opisuje tekst co to jest ewidencja odpadów.

Dla sprzętu art. 12 ust. 1 ustawy o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym mówi o „fakturach i innych dokumentach” sporządzanych w związku z wprowadzaniem sprzętu do obrotu.

Jakiego numeru użyć, gdy działa autoryzowany przedstawiciel?

Art. 25 ust. 1 ustawy o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym pozwala wprowadzającemu, który wprowadza do obrotu sprzęt pochodzący od producenta, nie wykonywać obowiązków nałożonych tą ustawą. Muszą być spełnione dwa warunki: autoryzowany przedstawiciel tego producenta jest wpisany do rejestru, a wprowadzający przekazał mu wszelkie dane niezbędne do wykonywania jego obowiązków. Dotyczy to w szczególności informacji o masie sprzętu wprowadzonego do obrotu w danym i w poprzednim roku kalendarzowym.

Ta możliwość ma jednak skutek dla dokumentów. Wprowadzający sprzęt, który korzysta z uprawnienia z art. 25 ust. 1, jest obowiązany umieszczać na fakturach i innych dokumentach numer rejestrowy tego autoryzowanego przedstawiciela (art. 12 ust. 2 tej ustawy). Dotyczy to sprzętu pochodzącego od producenta, który przedstawiciela wyznaczył.

Jeśli w asortymencie masz sprzęt od producentów z autoryzowanym przedstawicielem i od innych, wzór dokumentu powinien umożliwiać rozróżnienie tych dwóch grup towarów, bo art. 12 ust. 2 dotyczy tylko sprzętu pochodzącego od producenta, który przedstawiciela wyznaczył.

Czy organizacja odzysku wpisze numer za mnie?

Nie. Art. 11 ust. 1 ustawy o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym dopuszcza wykonywanie obowiązków przez wprowadzającego sprzęt samodzielnie albo za pośrednictwem organizacji odzysku sprzętu elektrycznego i elektronicznego. Z tej możliwości wyłącza jednak obowiązki z art. 12–14, art. 17, art. 22 ust. 1 i 3, art. 72 ust. 2 oraz art. 84.

Oznacza to, że umieszczanie numeru rejestrowego na fakturach i dokumentach (art. 12) wprowadzający sprzęt wykonuje zawsze sam. To samo dotyczy wpisu do rejestru BDO (art. 84), oznakowania sprzętu (art. 14) i dodatkowej ewidencji (art. 22 ust. 1 i 3). Odrębną drogę, opisaną w sekcji o autoryzowanym przedstawicielu, stanowi art. 25 ust. 1 tej ustawy.

Pozostałe obowiązki, np. organizacja i finansowanie odbierania i przetwarzania (art. 18–19), osiąganie poziomów (art. 20–21) i kampanie edukacyjne (art. 15), mogą być wykonywane przez organizację odzysku na warunkach art. 11 ust. 2–3. Przed podpisaniem umowy warto zweryfikować w jej treści oraz w art. 11 ust. 2–3 ustawy o ZSEE, co dokładnie przejmuje organizacja. Umowa z organizacją odzysku nie zwalnia z numeru na fakturach (art. 11 ust. 1 w zw. z art. 12).

Kiedy numer BDO nie jest wymagany?

Obowiązek z art. 63 ustawy o odpadach dotyczy dokumentów sporządzanych w związku z działalnością objętą wpisem. Nie obejmuje więc dokumentów niezwiązanych z tą działalnością, takich jak dokumenty kadrowe czy czysto administracyjne. Nie dotyczy też formularzy o urzędowo narzuconym wzorze, które nie mają pola na numer rejestrowy.

Odrębne są dwa obowiązki. Rejestracja w BDO to jedno, a umieszczanie numeru na dokumentach na podstawie art. 63 ustawy o odpadach to drugie. Podmiot może być zarejestrowany i mimo to naruszać wyłącznie ten węższy obowiązek, jeśli pomija numer na dokumencie. Skutki braku numeru opisujemy w artykułach jaka kara grozi za brak numeru BDO na fakturze oraz co grozi za brak numeru BDO na dokumentach.

Numer BDO a numer EPR i wymagania platform

Numer BDO, o którym mowa w art. 63 ustawy o odpadach, to polski numer rejestrowy. Nie jest tożsamy z numerem EPR, czyli zagranicznym numerem rozszerzonej odpowiedzialności producenta (UE/PPWR). Mylą je szczególnie sprzedający na platformach, które w panelu sprzedawcy grupują pole „numer BDO” pod wspólnym nagłówkiem „numery EPR”. Ten tekst dotyczy wyłącznie polskiego numeru BDO.

Wymóg platformy, by sprzedawca podał numer BDO w swoim panelu, jest polityką prywatnej platformy. Nie jest odrębnym przepisem właściwym tylko dla tego kanału sprzedaży. Obowiązek umieszczania numeru na dokumentach wynika z tego samego art. 63 ustawy o odpadach co w każdym innym kanale.

Jak poprawić wzory faktur i umów?

1. Ustal, czy należysz do kategorii z art. 57 ust. 1 ustawy o odpadach, np. jako wprowadzający sprzęt, baterie, opony albo produkty w opakowaniach. Podstawowe informacje o tej tematyce zebraliśmy w dziale odpady i opakowania.

2. Jeśli wprowadzasz sprzęt, warto sprawdzić w rejestrze BDO, czy autoryzowany przedstawiciel producenta jest wpisany do rejestru, oraz w dokumentacji własnej, czy przekazałeś mu dane o masie sprzętu (art. 25 ust. 1 ustawy o ZSEE).

3. Dodaj numer rejestrowy do szablonu faktury VAT, paragonu i umowy sprzedaży (obowiązek wynika z art. 63 ustawy o odpadach, a wymienione dokumenty to wskazanie administracji; dla sprzętu art. 12 ust. 1 ustawy o ZSEE). Przy sprzęcie od producenta z autoryzowanym przedstawicielem użyj numeru przedstawiciela (art. 12 ust. 2 ustawy o ZSEE).

4. Sprawdź, czy system księgowy lub sklepowy nie nadpisuje stopki ani pól dodatkowych, w których numer się mieści.

5. Pomiń w przeglądzie dokumenty niezwiązane z działalnością objętą wpisem, np. kadrowe (art. 63 ustawy o odpadach).

Stan prawny na: 2026-10-24

Podstawa prawna i źródła

• Ustawa z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (tekst jednolity: Dz.U. 2023 poz. 1587 z późn. zm.)
• Ustawa o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym (tekst jednolity: Dz.U. 2024 poz. 573)