BDO · Pytania i odpowiedzi
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty ewidencji odpadów?
- Art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach liczy okres przechowywania od końca roku kalendarzowego, w którym zostały sporządzone dokumenty ewidencji odpadów.
- Art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach obejmuje dwie rzeczy: dokumenty ewidencji odpadów (o których mowa w art. 67 ust. 1 tej ustawy) oraz wszelkie dane, na podstawie których te dokumenty sporządzono.
- Według art. 72 ust. 2 ustawy o odpadach posiadacz odpadów ma obowiązek udostępniać dokumenty i dane na żądanie organów uprawnionych do kontroli.
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty ewidencji odpadów? Posiadacz odpadów przechowuje je wraz z danymi leżącymi u ich podstaw przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono te dokumenty (art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach, z zastrzeżeniem art. 116 tej ustawy).
Stan prawny na: 2026-10-19
Przepis o przechowywaniu dokumentów wygląda prosto, ale w archiwum najczęściej zawodzi sposób liczenia lat. Poniżej wyjaśniamy, od kiedy biec 5 lat, co obejmuje obowiązek, kto może żądać dokumentów i kiedy można je wycofać z archiwum. Podstawą jest art. 72 ust. 1-3 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (tekst jednolity w serwisie ELI).
Od kiedy liczyć okres 5 lat?
Art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach liczy okres przechowywania od końca roku kalendarzowego, w którym zostały sporządzone dokumenty ewidencji odpadów. Nie liczy się go od daty transportu ani od zdarzenia, które dokument opisuje.
W praktyce oznacza to, że każdy rocznik dokumentów ma jedną datę graniczną: koniec roku sporządzenia powiększony o 5 lat (art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach).
| Dokumenty sporządzone w roku | Okres przechowywania upływa z końcem roku (art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach) |
|---|---|
| 2021 | 2026 |
| 2022 | 2027 |
| 2023 | 2028 |
Przykład: dokument sporządzony w marcu 2023 r. przechowujesz przez 5 lat liczonych od końca 2023 r., czyli do końca 2028 r. To wniosek z art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach, który liczy okres od końca roku sporządzenia dokumentu.
Co dokładnie trzeba przechowywać?
Art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach obejmuje dwie rzeczy: dokumenty ewidencji odpadów (o których mowa w art. 67 ust. 1 tej ustawy) oraz wszelkie dane, na podstawie których te dokumenty sporządzono. Obowiązek nie ogranicza się więc do samych kart. Dotyczy także dokumentacji źródłowej, z której karty powstały.
Obowiązek ciąży na posiadaczu odpadów, który sporządza dokumenty ewidencji odpadów. Zgodnie z art. 66 ust. 1 ustawy o odpadach to posiadacz odpadów prowadzi na bieżąco ich ilościową i jakościową ewidencję. Nie dotyczy to podmiotów zwolnionych z ewidencji na podstawie art. 66 ust. 4-5 tej ustawy. Więcej o samym pojęciu znajdziesz w artykule co to jest ewidencja odpadów. Przegląd dokumentów opisuje tekst jakimi dokumentami prowadzi się ewidencję odpadów w BDO, a o karcie ewidencji przeczytasz w artykule co to jest karta ewidencji odpadów (KEO).
Kto i kiedy może zażądać dokumentów?
Według art. 72 ust. 2 ustawy o odpadach posiadacz odpadów ma obowiązek udostępniać dokumenty i dane na żądanie organów uprawnionych do kontroli. Ustęp ten nie wskazuje konkretnego organu.
Art. 72 ust. 3 tej ustawy daje dodatkowe narzędzie marszałkowi województwa właściwemu ze względu na miejsce odbierania odpadów komunalnych, wytwarzania lub przetwarzania odpadów albo miejsce zamieszkania lub siedzibę transportującego. Może on w drodze decyzji zobowiązać posiadacza odpadów do przedłożenia dokumentów i danych w dwóch przypadkach:
- gdy dokumenty ewidencji budzą wątpliwości co do prawidłowości ich sporządzenia,
- gdy jest to niezbędne do prowadzenia innych postępowań z zakresu ochrony środowiska należących do jego właściwości.
Ta decyzja jest administracyjnym mechanizmem wymuszenia przedłożenia dokumentów i nie jest karą. Sankcję za naruszenie obowiązku z art. 72 przewiduje odrębnie art. 180 ust. 3 ustawy o odpadach.
Co grozi za naruszenie obowiązku?
Art. 180 ust. 3 ustawy o odpadach przewiduje karę grzywny dla tego, kto wbrew art. 72 nie przechowuje przez określony czas, nie udostępnia lub nie przedkłada dokumentów i danych, o których mowa w art. 72 ust. 1. Sam art. 180 nie podaje kwoty. Stosuje się ogólny zakres grzywny z art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń, czyli od 20 do 5000 zł, chyba że ustawa stanowi inaczej. To grzywna, a nie administracyjna kara pieniężna.
Jakie zastrzeżenie dotyczy art. 116?
Art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach stosuje się z zastrzeżeniem art. 116 tej ustawy. Oznacza to, że w szczególnym przypadku objętym art. 116 okres przechowywania może być inny niż 5 lat. Przed wycofaniem dokumentów z archiwum sprawdź brzmienie art. 116 albo zapytaj urząd marszałkowski, czy Twoja sytuacja nie podlega temu przepisowi.
Jak uporządkować archiwum krok po kroku?
1. Pogrupuj dokumenty według roku sporządzenia. Ewidencja odpadów i dane źródłowe z danego roku mają wspólną datę graniczną (art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach).
2. Wyznacz datę graniczną dla każdego rocznika. Dodaj 5 lat do roku sporządzenia i uznaj koniec tego roku za datę graniczną (art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach). Dokumenty z 2021 r. można wycofać po końcu 2026 r., z 2022 r. po końcu 2027 r., o ile nie dotyczy ich zastrzeżenie art. 116 tej ustawy.
3. Wyłącz dokumenty, które budzą pytania. Jeśli marszałek województwa wezwał Cię decyzją z art. 72 ust. 3 ustawy o odpadach do przedłożenia dokumentów, nie wycofuj ich do czasu wykonania tej decyzji.
4. Zadbaj o dostępność. Dokumenty muszą być do udostępnienia na żądanie organów kontrolnych (art. 72 ust. 2 ustawy o odpadach).
Jeśli korzystasz z elektronicznego obiegu dokumentów, zajrzyj też do tekstu o elektronicznym kanale ewidencji i trybie awaryjnym. Ogólne informacje o systemie znajdziesz na stronie o BDO.
Podstawa prawna i źródła
Treści mają charakter informacyjny i nie zastępują indywidualnej porady prawnej. Opracowanie oparte na obowiązujących przepisach i oficjalnych źródłach.
