Okres przechowywania dokumentów ewidencji odpadów – co warto wiedzieć

Okres przechowywania dokumentów ewidencji odpadów wynosi 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym dokumenty sporządzono. Dotyczy to też danych leżących u ich podstaw. Posiadacz odpadów musi udostępniać je na żądanie organów kontrolnych (art. 72 ust. 1 i 2 ustawy o odpadach, z zastrzeżeniem art. 116).

Od kiedy liczyć pięcioletni okres przechowywania?

Posiadacz odpadów przechowuje dokumenty ewidencji odpadów przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym te dokumenty zostały sporządzone (art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach). Punktem wyjścia jest więc rok sporządzenia dokumentu ewidencji, a nie data samego zdarzenia ani transportu. Przepis zawiera zastrzeżenie art. 116 ustawy, dlatego przed ustaleniem terminu dla swojego przypadku warto sprawdzić aktualne brzmienie tego przepisu w tekście jednolitym ustawy o odpadach.

Jakie dokumenty i dane trzeba przechowywać?

Obowiązek z art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach obejmuje dokumenty ewidencji odpadów oraz wszelkie dane leżące u ich podstaw. W praktyce oznacza to, że nie wystarczy zachować samych kart, o których piszemy w artykule co to jest karta ewidencji odpadów (KEO). Warto zachować także materiały źródłowe, na podstawie których je sporządzono. Przegląd dokumentów prowadzonych w systemie znajdziesz w tekście jakimi dokumentami prowadzi się ewidencję odpadów w BDO.

Kto może żądać dokumentów?

Posiadacz odpadów ma obowiązek udostępniać dokumenty i dane na żądanie organów uprawnionych do kontroli (art. 72 ust. 2 ustawy o odpadach). Ponadto właściwy marszałek województwa może w drodze decyzji zobowiązać posiadacza odpadów do przedłożenia tych dokumentów w dwóch przypadkach (art. 72 ust. 3 ustawy o odpadach):

• gdy dokumenty ewidencji budzą wątpliwości co do prawidłowości ich sporządzenia,
• gdy jest to niezbędne do prowadzenia innych postępowań z zakresu ochrony środowiska należących do właściwości marszałka.

Jest to administracyjny mechanizm wymuszenia przedłożenia dokumentów, a nie kara.

Jak policzyć termin na przykładzie?

Roczniki w tabeli to wniosek z reguły „koniec roku sporządzenia + 5 lat”. Skrócenie okresu do „ostatnich 5 lat” byłoby błędem, bo mogłoby oznaczać usunięcie dokumentów nawet o niemal rok za wcześnie.

Jakie są wyjątki i przypadki brzegowe?

Po pierwsze, art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach zawiera zastrzeżenie art. 116, które może wpływać na okres przechowywania w określonym przypadku. Jeśli Twoja działalność może być objęta tym przepisem, przed archiwizacją sprawdź jego aktualne brzmienie.

Po drugie, decyzja marszałka z art. 72 ust. 3 dotyczy przedłożenia dokumentów, które posiadacz powinien nadal mieć. W praktyce oznacza to, że usunięcie dokumentów przed upływem terminu uniemożliwia wykonanie takiego żądania. Przepis nie ustanawia natomiast osobnego, dłuższego okresu przechowywania.

Co zrobić w procedurze archiwizacji?

To wnioski praktyczne oparte na art. 72 ust. 1–3 ustawy o odpadach:

1. Dopisz do procedury regułę „koniec roku sporządzenia dokumentu + 5 lat”.

2. Oznaczaj dokumenty rokiem sporządzenia, aby termin dało się policzyć bez wątpliwości.

3. Przechowuj razem z ewidencją dane źródłowe, na których ją oparto.

4. Zapewnij, by dokumenty można było szybko udostępnić organom kontrolnym i marszałkowi województwa.

5. Zanim usuniesz dokumenty, sprawdź zastrzeżenie art. 116 ustawy.

Szersze tło obowiązków znajdziesz w opisie BDO. Pracujesz z kartami KPO i KEO? W osobnym artykule o tym, jak długo trzeba przechowywać dokumenty ewidencji odpadów KPO i KEO, sprawdzisz, jak to wygląda dla tych konkretnych dokumentów. Pełny tekst przepisu jest w ustawie o odpadach.

Stan prawny na: 2026-10-18

Podstawa prawna i źródła

• Ustawa o odpadach (tekst jednolity)

Najczęściej zadawane pytania

Jaki jest termin przechowywania i od kiedy go liczyć?

Termin to 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono dokumenty ewidencji odpadów (art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach). Dokumenty z 2024 r. przechowuje się więc do końca 2029 r. Więcej o ewidencji w artykule co to jest ewidencja odpadów.

Czy marszałek województwa może zażądać moich dokumentów?

Tak. Właściwy marszałek może w drodze decyzji zobowiązać posiadacza odpadów do przedłożenia dokumentów, gdy budzą wątpliwości co do prawidłowości sporządzenia lub gdy są niezbędne do innych postępowań środowiskowych (art. 72 ust. 3 ustawy o odpadach). Zobacz też ogólne omówienie w artykule odpady i opakowania.

Czy poza samymi dokumentami ewidencji trzeba trzymać inne dane?

Tak, art. 72 ust. 1 ustawy o odpadach obejmuje także wszelkie dane leżące u podstaw dokumentów ewidencji. Zakres dokumentów opisuje artykuł jakimi dokumentami prowadzi się ewidencję odpadów w BDO. Przed usunięciem materiałów sprawdź też aktualne brzmienie art. 116, o którym mowa w art. 72 ust. 1.